Réunion du bureau étendu le 7 novembre 2003, au domicile
du président:
Étaient présents : Patrice Giraud (président), Jean-Luc
Gracia (Vice-président), Monique Hénocq
(Vice-présidente),
Philippe Bordat (trésorier), Philippe Arancio (secrétaire), Jean-Bruno
Méric (secrétaire adjoint).
Absent et absent excusé : aucun.
Le président ouvre les débats à 20h30.
Calendrier des activités
Remarque : la météo a perturbé plusieurs fois nos
sorties et surtout la journée baptême.
Idée proposée : Commencer la saison plus tôt en septembre en prévoyant
cela en juin.
Un débat s'instaure avec questions, explications et échange de point de vue.
Décisions et actions à mettre en place:
Information vers les débutants par voie d'affiche
(piscine, journaux, vitrine commerce, site Internet, etc…),
Avancer l'A.G. début septembre en la fixant dès juin,
Préparer un planning de plongée exploration pour septembre au moins en
juin,
Préparer un planning Sept-Décembre et Janv-Juillet par exemple.
Motion adoptée à l'unanimité, à transmettre au comité
technique.
Cours piscine
Remarque : Doit-on assurer des entraînements pendant les
vacances scolaires ?
Idée proposée : Mettre en place un entraînement allégé pour limiter
l'encadrement au minimum pendant les périodes de vacances scolaires,
l'expérience passée a démontré qu'il existe un potentiel.
Un débat s'instaure avec questions, explications et échange de point de vue.
Décisions et actions à mettre en place:
Prévoir l'information et l'encadrement nécessaire,
Prévoir les créneaux horaires auprès de la direction de la piscine.
Motion adoptée à l'unanimité, à transmettre au comité
technique.
Cours théorique
Remarque : Il a été constaté une information tardive au
niveau des dates des cours théoriques.
Idée proposée : Mettre en place un planning des cours théoriques pour
structurer les préparations N1, N2 et N3.
Un débat s'instaure avec questions, explications et échange de point de vue.
Décisions et actions à mettre en place:
Mettre en place le planning.
Motion adoptée à l'unanimité, à transmettre au comité
technique.
Baptême piscine
Remarque : Réflexion sur la "rentabilité" des
journées baptêmes.
L'objectif de ces journées est de faire connaître la plongé en espérant un
recrutement de nouveaux adhérents et de donner une image dynamique et
constructive auprès du public et des instances administratives et politiques
sources de subventions.
Idée proposée : rapprocher plutôt la journée de l'été, pour réduire la
durée entre le baptême et la décision d'adhésion au club.
Un débat s'instaure avec questions, explications et échange de point de vue.
Décisions et actions à mettre en place: la première
quinzaine de mai a été choisie comme étant la moins pénalisante.
Motion adoptée à l'unanimité, à transmettre au comité
technique.
Questions financières
a- Remarque: Problème d'appréhension d'un budget
prévisionnel.
Idée proposée : Il est proposé de mettre en place un
budget primitif et de faire un point avec le trésorier aussi souvent que nécessaire.
Un débat s'instaure avec questions, explications et échange de point de vue.
Décisions et actions à mettre en place: Un test va être
mis en place par le président et le trésorier.
Motion adoptée à l'unanimité.
b- Remarque: Problèmes posés par les frais de
déplacement.
D'un point de vue juridique et fiscal, les frais de
déplacements doivent être justifiés sur leurs causes et leurs montants.
Pour les montants, le circuit est rodé et fonctionne bien, par contre, il
manque la justification de la cause.
Le ratio des frais remboursés est trop important par
rapport à notre budget.
Idée proposée :
Fournir une fiche de palanquée avec toute demande de
remboursement (à gérer par le directeur de plongée). Un modèle va être
fourni (papier) et mis à disposition sur le site. Il est nécessaire de bien
faire apparaître l'encadrant, les participants, le temps de plongée et la
profondeur. Ces renseignements transiteront par le trésorier et seront
stockés par le secrétaire.
Favoriser le co-voiturage d'abord entre encadrant (2
encadrants allant au même endroit, le même jour, la même heure, doivent
pouvoir s'organiser), puis par les adhérents en posant la question au moment
de l'enregistrement des plongées.
Un débat s'instaure avec questions, explications et
échange de point de vue.
Décisions et actions à mettre en place:
Mise à disposition des fiches de palanquées
(secrétaire, site Internet),
Information des encadrants,
Prévoir les encadrants sur les fiches d'enregistrement.
Motion adoptée à l'unanimité à transmettre aux
encadrants.
Relation encadrant
Remarque : Il a été noté une certaine tension entre
encadrants. Cela a donné lieu à la démission de l'un d'entre eux et à une
remise de chèques au Président du montant de l’aide à la formation d’encadrants
alloué par l’association.
Idée proposée : Réflexion générale sur les relations entre les encadrants
pour améliorer la communication et fixer des bases de fonctionnement plus
adaptées.
Un débat s'instaure avec questions, explications et échange de point de vue.
Décisions et actions à mettre en place:
Une réunion E2, E3, en présence du président et des vice-présidents sera
organisée par J-Luc.
Motion adoptée à l'unanimité.
Matériel
Remarque : D'une part, le gonflage semble toujours poser un
problème, et d'autre part le bureau souhaiterait avoir une meilleure
connaissance du matériel qui est en possession du club.
Idée proposée :
Mettre en place un planning pour le gonflage après
une formation adaptée indispensable,
Demander la liste du matériel à l’équipe matériel.
Un débat s'instaure avec questions, explications et
échange de point de vue.
Décisions et actions à mettre en place:
Mettre en place une rotation avec un planning,
Prévoir une journée de formation "gonflage".
Demander la liste du matériel.
Motion adoptée à l'unanimité, à transmettre au comité
technique et responsable matériel.
Logo
Remarque : nous sommes toujours en attente de proposition
de logo, pour l'instant une seule a été transmise au bureau. Il était
question d'acheter des tee-shirts pour les encadrants.
Idée proposée :
relancer le contact avec Julie (étude de logo faite
par une école) et les personnes qui avaient manifesté de l'intérêt
pour ce projet,
Pour les tee-shirts, acheter directement sur un
magasin type Décathlon et faire faire une petite sérigraphie sur le
devant à hauteur de poitrine.
Un débat s'instaure avec questions, explications et
échange de point de vue.
Décisions et actions à mettre en place:
relancer Julie, informer les adhérents de ce projet,
prendre contact avec la personne qui a géré les devis de sérigraphie,
La couleur choisie après débat est le rouge.
Motion adoptée à l'unanimité, à transmettre au
secrétaire et au responsable Internet et aux personnes concernées.
Répondeur
Remarque : le président a pris des renseignements auprès
de France Télécom pour mettre en place un répondeur sur lequel on puisse
modifier le message par téléphone.
Le répondeur France télécom est incompatible avec notre système de carte.
Idée proposée : soit l'abandon de la carte, soit
l'acquisition d'un répondeur permettant l'option enregistrement du message à
distance.
Un débat s'instaure avec questions, explications et
échange de point de vue.
Décisions et actions à mettre en place: faire faire des
devis pour l'achat d'un répondeur.
Motion adoptée à l'unanimité.
Cotisations
Remarque : question est posée par le président sur
l'évolution du prix de la licence et de la cotisation du club.
Idée proposée : répercuter l'augmentation du prix de la licence, et indexer
au minimum la cotisation du club sur le coût de la vie.
Un débat s'instaure avec questions, explications et échange de point de vue.
Un consensus se dégage pour répercuter l'augmentation du
prix de la licence avec information des adhérents grâce à une dissociation
licence/cotisation club sur les demandes d'adhésion.
Décisions et actions à mettre en place: refaire la
demande d'adhésion en dissociant licence et cotisation, profiter de cette
modification pour intégrer l'assurance Axa optionnelle.
Motion adoptée à l'unanimité moins une personne et
transmise au secrétaire.
Pour l'instant aucun consensus ne s'est dégagé sur
l'augmentation de la cotisation du club.
La motion n'est pas adoptée et le débat reporté à la
prochaine réunion.
Aucune question n'étant posée, le président clos la
réunion à 1h30, le 8/11/2003.
Le Président
Le Secrétaire